סוכן, זכיין או עובד: מה ההבדל בתגמול
סוכן חיצוני הוא עסק עצמאי שמוכר את המוצרים או השירותים שלכם ומקבל עמלה על כל מכירה. זכיין מפעיל נקודת מכירה או סניף תחת המותג שלכם ולעיתים מקבל גם הוא עמלה או בונוס לפי ביצועים. סוכנות היא עסק עם כמה אנשי מכירות משלה שעובדת מולכם כגוף אחד.
מבחינת שיטת התגמול שלושתם דומים לאיש מכירות שכיר: יש יעד חודשי, יש מדדים, יש עמלה ויש בונוס עמידה ביעד. ההבדל הוא באופן התשלום ובאחריות על המספרים.
| נושא | עובד שכיר | סוכן / זכיין |
|---|---|---|
| איך משולם | דרך תלוש השכר | מול חשבונית או קבלה |
| מע״מ | לא רלוונטי | עוסק מורשה מוסיף מע״מ. עוסק פטור לא |
| מתי משולם | ביום המשכורת | לפי תנאי התשלום שסוכמו, למשל שוטף + 30 |
| מי נמדד | האדם עצמו | הסוכנות או הזכיין כיחידה אחת |
| מה הוא רואה | השכר שלו והסימולטור | היעדים, העסקאות ודוחות העמלה שלו |
טיפאם סוכן עובד רק בשבילכם, בשעות שאתם קובעים ותחת הפיקוח שלכם, ייתכן שמבחינה חוקית הוא בכלל עובד. במקרה כזה כדאי לבדוק את ההתקשרות עם רואה חשבון או עורך דין לפני שבונים לו מודל תגמול.
עמלה מול חשבונית: עוסק מורשה ועוסק פטור
עוסק מורשה הוא עסק שגובה מע״מ מהלקוחות שלו ומעביר אותו לרשויות. כשהוא מקבל מכם עמלה הוא מגיש חשבונית על סכום העמלה ומוסיף עליה מע״מ לפי השיעור הקבוע בחוק. עוסק פטור הוא עסק קטן שלא גובה מע״מ. הוא מגיש חשבונית או קבלה על סכום העמלה בלבד.
לכן כדאי לחשב ולפרסם את העמלה תמיד לפני מע״מ. כך שני סוכנים עם אותה תוצאה מקבלים אותה עמלה ורק החשבונית שונה. הנוסחה לעוסק מורשה היא סכום לתשלום = עמלה + מע״מ לפי השיעור הקבוע בחוק ולעוסק פטור סכום לתשלום = עמלה.
שני דברים שכדאי לסגור מראש בהסכם עם כל סוכן: מה מעמד העוסק שלו ומה תנאי התשלום. אם המעמד משתנה במהלך השנה, למשל עוסק פטור שהפך לעוסק מורשה, מעדכנים את זה לפני סגירת החודש הבא.
יעדים לסוכנות כיחידה אחת
כשעובדים מול סוכנות עם כמה אנשי מכירות, היעד שלכם הוא של הסוכנות כולה. איך הסוכנות מחלקת את העמלה בין האנשים שלה זה עניין פנימי שלה. היתרון: אתם מנהלים מול גורם אחד, החשבונית אחת והמדידה פשוטה.
את היעד קובעים כמו לאיש מכירות: לפי הביצוע בחודשים הקודמים, העונתיות והפוטנציאל באזור של הסוכנות. השיטה המלאה מוסברת במדריך איך קובעים יעדי מכירות חודשיים.
- 3 עד 5 מדדים לכל היותר. למשל מספר עסקאות, מחזור ומוצרים משלימים.
- סף כניסה ובונוס עמידה ביעד עובדים גם מול סוכנים. הבונוס נותן ליעד משמעות גם כשמדובר בעסק חיצוני.
- מדד איכות כמו שיעור ביטולים מגן עליכם מעסקאות שנסגרות רק כדי לעבור את היעד.
רוצים לבנות את העמלה עצמה? המדריך איך בונים תוכנית עמלות לאנשי מכירות מתאים גם לסוכנים ואפשר להשלים אותו עם מודלים של בונוס.
דוגמת חישוב: סוכנות שעברה את היעד
- יעד חודשי: 40 עסקאות · עמלה: 250 ₪ לכל עסקה · בונוס עמידה ביעד: 2,000 ₪
- עסקאות בחודש: 44 · ביטולים בחודש: 2 · נטו: 42 עסקאות
- עמלה: 42 × 250 ₪ = 10,500 ₪
- 42 עסקאות נטו עוברות את היעד של 40. הבונוס משולם: 2,000 ₪
- עמלה לפני מע״מ: 10,500 ₪ + 2,000 ₪ = 12,500 ₪
- עוסק מורשה: חשבונית על 12,500 ₪ ועוד מע״מ לפי השיעור הקבוע בחוק
- עוסק פטור: חשבונית או קבלה על 12,500 ₪ בלי מע״מ
שימו לב לסדר: קודם מקזזים ביטולים, אחר כך בודקים אם הסוכנות עברה את היעד ורק בסוף מוסיפים מע״מ. מע״מ לא משפיע על העמידה ביעד ולא על גובה הבונוס. דוגמאות חישוב נוספות יש במדריך דוגמאות לחישוב עמלות.
דוח עמלה לכל סוכן ותנאי תשלום
בסוף כל חודש כל סוכן צריך לקבל דוח עמלה ברור: מה היה היעד, אילו עסקאות נספרו, מה בוטל, כמה עמלה וכמה בונוס ומה הסכום שעליו להגיש חשבונית. דוח כזה חוסך את הטלפון "כמה מגיע לי" ומאפשר לסוכן להוציא חשבונית מדויקת בפעם הראשונה.
תנאי התשלום נקבעים בהסכם, למשל שוטף + 30. חשוב שהם יהיו כתובים ושכל צד יידע מתי הכסף אמור להגיע. מעקב פשוט אחרי שלושה מצבים מספיק לרוב העסקים:
- ממתין לחשבונית: החודש נסגר והדוח נשלח לסוכן.
- חשבונית התקבלה: הסוכן הגיש חשבונית בסכום שבדוח.
- שולם: הכסף הועבר לפי תנאי התשלום.
ב-Improvit מוסיפים סוכן או זכיין במסך "עובדים" עם איש קשר, מספר עוסק או ח״פ, תנאי תשלום וסימון אם מתווסף מע״מ. כשחודש נסגר כל סוכן מקבל דוח עמלה מול חשבונית ובמסך "עמלות סוכנים" מסמנים לכל דוח אם הוא פתוח, אם התקבלה חשבונית או אם שולם ושולחים לסוכן את הדוח במייל. את שיעור המע״מ מגדירים בהגדרות של אותו מסך והסוכנים לא נכללים בייצוא לשכר.
ביטולים והחזרות מול סוכנים
עסקה של סוכן יכולה להתבטל גם אחרי שהעמלה עליה שולמה. הכלל הפשוט ביותר: ביטול נרשם בחודש שבו העסקה בוטלה ומקוזז מהביצוע של אותו חודש. חודש שכבר נסגר ושולם לא נפתח מחדש ולא מבקשים מהסוכן חשבונית זיכוי על חודש ישן.
כך גם מתנהלת Improvit: הביצוע נטו הוא הביצוע פחות הביטולים ולעולם לא יורד מתחת לאפס. רושמים ביטול מהגיליון של הסוכן במסך "חודש" או מייבאים קובץ ביטולים.
טיפכתבו בהסכם עם הסוכן מראש איך מטפלים בביטולים ותוך כמה זמן ביטול עדיין מקוזז. סוכן שמגלה את הכלל רק כשהעמלה שלו ירדה ירגיש שהשתנו לו הכללים באמצע.
שקיפות לסוכן: מסך משלו ועדכונים בזמן אמת
סוכן חיצוני לא יושב אצלכם במשרד ולא רואה את הלוח בחדר המכירות. לכן השקיפות חשובה מולו אפילו יותר מאשר מול עובד. כשהסוכן רואה את המספרים בעצמו הוא יודע כמה חסר לו ליעד ומתי כדאי לו להתאמץ.
ב-Improvit מזמינים את הסוכן במסך "צוות והרשאות" בהרשאת "סוכן / זכיין". במסך "העמלות שלי" הוא רואה רק את היעדים, העסקאות והעמלה הצפויה שלו. כשחודש נסגר נוצר דוח עמלה מול חשבונית שהוא יכול לפתוח ולהדפיס. שאלות על סכום מסוים הוא מפנה אליכם.
גם הדורבן™ עובד מול סוכנים: הודעה אישית בוואטסאפ או במייל שאומרת איפה הסוכנות עומדת ומה חסר לבונוס, בניסוח של עמלה ולא של משכורת ועם סכומים לפני מע״מ. עוד על המשמעות של משוב יומי יש במדריך איך מניעים אנשי מכירות.
רשימת בדיקה לפני שמתחילים
- יש הסכם כתוב עם כל סוכן: מדדים, תעריפים, בונוס, ביטולים ותנאי תשלום.
- ידוע לכל סוכן אם הוא עוסק מורשה או עוסק פטור ומה זה אומר על החשבונית.
- העמלה מחושבת ומפורסמת תמיד לפני מע״מ.
- לכל סוכנות יש יעד אחד ודוח עמלה אחד בכל חודש.
- הסוכן רואה את המספרים שלו לאורך החודש ולא רק בסופו.
- בדקתם עם רואה חשבון או עורך דין שההתקשרות היא באמת עם עסק עצמאי.
מנהלים היום את עמלות הסוכנים באקסל? המדריך חישוב עמלות באקסל מול מערכת ייעודית עוזר להחליט מתי הגיע הזמן לעבור.
שאלות נפוצות
האם משלמים לסוכן חיצוני עמלה דרך השכר?
לא. סוכן או זכיין שהוא עסק עצמאי מקבל עמלה מול חשבונית או קבלה ולא דרך תלוש השכר. לכן גם ב-Improvit הסוכנים לא נכללים בייצוא לשכר ומקבלים דוח עמלה נפרד.
מה ההבדל בחשבונית בין עוסק מורשה לעוסק פטור?
עוסק מורשה מגיש חשבונית על העמלה ומוסיף עליה מע״מ לפי השיעור הקבוע בחוק. עוסק פטור מגיש חשבונית או קבלה על סכום העמלה בלבד בלי מע״מ. העמלה עצמה זהה בשני המקרים.
האם המע״מ נכלל בחישוב העמידה ביעד?
לא. העמידה ביעד, העמלה והבונוס מחושבים על הביצוע לפני מע״מ. המע״מ מתווסף רק בסוף על הסכום שעליו מגישים חשבונית.
איך קובעים יעד לסוכנות עם כמה אנשי מכירות?
מתייחסים לסוכנות כיחידה אחת: יעד אחד שנקבע לפי הביצוע בחודשים הקודמים, העונתיות והפוטנציאל באזור. איך הסוכנות מחלקת את העמלה בין האנשים שלה זה עניין פנימי שלה.
מה קורה כשעסקה של סוכן מתבטלת אחרי שהעמלה שולמה?
הביטול נרשם בחודש שבו העסקה בוטלה ומקטין את הביצוע של אותו חודש. החודש הקודם שכבר שולם לא נפתח מחדש. כדאי שהכלל הזה יהיה כתוב בהסכם עם הסוכן מראש.
האם הסוכן יכול לראות בעצמו את העמלה שלו?
כן. ב-Improvit מזמינים את הסוכן בהרשאת "סוכן / זכיין" ובמסך "העמלות שלי" הוא רואה את היעדים, העסקאות והעמלה הצפויה שלו בלבד ואת דוח העמלה מול חשבונית כשהחודש נסגר.
מתי סוכן חיצוני עלול להיחשב עובד?
כשבפועל הוא עובד רק בשבילכם, לפי השעות וההוראות שלכם ותחת הפיקוח שלכם. זו שאלה משפטית ולכן כדאי לבדוק את ההתקשרות עם רואה חשבון או עורך דין.