מתי אקסל מספיק
אין סיבה להתבייש בגיליון. הרבה עסקים מחשבים עמלות באקסל שנים ובהצלחה. הוא מתאים כש:
- בצוות יש מספר קטן של אנשי מכירות ותפקיד אחד או שניים.
- תוכנית העמלות פשוטה: מדד אחד או שניים ותעריף קבוע.
- יש אדם אחד שבנה את הקובץ, מבין אותו ובודק אותו כל חודש.
- אנשי המכירות לא צריכים לראות את ההתקדמות שלהם במהלך החודש או שהמנהל מעדכן אותם בעצמו.
שבעה סימנים שהאקסל כבר עולה לכם ביוקר
- החישוב החודשי לוקח יותר מכמה שעות. מנהלים ואנשי שכר מעבירים ימים בהעתקת נתונים, בבדיקת נוסחאות ובתיקונים.
- יש ויכוחים ביום המשכורת. עובדים מגלים מה הם הרוויחו רק בתלוש ולא תמיד מבינים איך הגיעו לסכום.
- טעויות בנוסחאות. שורה שלא נגררה, טווח שלא עודכן או תא שנדרס. בדיקה של קובץ מורכב קשה ותלויה באדם אחד.
- אין שקיפות במהלך החודש. אנשי המכירות לא יודעים ביום ה-15 כמה חסר להם לבונוס, אז הם לא רודפים אחריו.
- כל שינוי בתוכנית הוא פרויקט. רוצים להוסיף מדד או לשנות משקלים לחודש אחד? צריך לבנות את הקובץ מחדש ולבדוק הכול שוב.
- ריבוי תפקידים וסניפים. אנשי מכירות, מנהלי סניפים ומנהל מכירות ארצי, כל אחד עם מודל אחר. הקובץ הופך למבוך.
- רגישות ואבטחה. קובץ עם השכר של כל הצוות נשלח במייל, נשמר במחשבים אישיים ואין תיעוד של מי שינה מה.
אם שלושה או יותר מהסימנים האלה מוכרים לכם, כנראה שהזמן שאתם משקיעים באקסל כבר גבוה מהמחיר של מערכת.
מה לבדוק במערכת לניהול עמלות ובונוסים
| נושא | מה לשאול |
|---|---|
| גמישות המודל | אפשר לבנות את התוכנית הקיימת שלנו כמו שהיא? משקלים, ספים, מדרגות, בונוסים ותעריף ליחידה או באחוזים? |
| תפקידים | אפשר להגדיר מודל שונה לאנשי מכירות, למנהלי סניפים ולמנהלים ארציים? |
| שינוי חודשי | כמה זמן לוקח לשנות משקלים ויעדים לחודש הבא? |
| הזנת נתונים | איך הביצועים נכנסים: ייבוא אקסל, דיווח של העובד, סנכרון אוטומטי או API? |
| שקיפות לעובד | כל עובד רואה בזמן אמת את ההתקדמות ואת התגמול שלו? מקבל עדכונים בלי שמישהו יזכור לשלוח? |
| שכר | אפשר לסגור חודש ולייצא סכומים מוכנים למערכת השכר? |
| אבטחה והרשאות | איפה הנתונים נשמרים? כל אחד רואה רק את מה שמותר לו? יש תיעוד של כל שינוי? |
| עלות | מחיר לפי עובד? יש התחייבות? אפשר לנסות לפני שמשלמים? |
איך עוברים בלי לשבש את השכר
- מתעדים את התוכנית הקיימת בעמוד אחד: מדדים, משקלים, ספים, בונוסים וחריגים.
- בונים אותה במערכת ומריצים עליה את נתוני החודש שעבר. ההשוואה לאקסל תגלה פערים בהגדרה או טעויות ישנות בקובץ.
- מריצים חודש אחד במקביל: החישוב הרשמי עדיין באקסל והמערכת בודקת אותו.
- מציגים לעובדים: כל אחד מקבל גישה ורואה את היעדים וההתקדמות שלו. זה הרגע שבו השקיפות מתחילה לעבוד.
- עוברים לגמרי מהחודש הבא ומשאירים את האקסל כגיבוי לחודש או שניים.
טיפהחודש הראשון במקביל הוא גם הזדמנות לנקות את התוכנית: מדדים שאף אחד לא זוכר למה נכנסו, חריגים שהפכו לכלל ומשקלים שכבר לא משקפים את מה שהעסק צריך.
איך זה נראה ב-Improvit
Improvit היא מערכת לניהול יעדי מכירות, עמלות ובונוסים. מגדירים מודל לכל תפקיד (משקלים, תעריף ליחידה או באחוזים, מדרגות, ספים ובונוסים), מייבאים עובדים מגיליון ומזינים ביצועים ידנית, מאקסל, מגיליון Google או דרך API. כל עובד רואה את ההתקדמות והתגמול שלו בזמן אמת והדורבן™ שולח לכל איש מכירות ולכל מנהל הודעה אישית אוטומטית בוואטסאפ ובמייל. בסוף החודש סוגרים ומורידים קובץ מוכן לשכר.
הנתונים נשמרים בישראל, מוצפנים וכל אחד רואה רק את מה שהתפקיד שלו מתיר. פרטים בעמוד אבטחת המידע. אפשר להתחיל 14 ימי ניסיון חינם בלי כרטיס אשראי או לראות את המחירים.
שאלות נפוצות
אפשר להמשיך לעבוד עם אקסל לצד מערכת?
כן. ברוב המערכות אפשר לייבא ביצועים מקובץ אקסל, כך שהצוות ממשיך לעבוד עם הקבצים שהוא מכיר והחישוב והשקיפות עוברים למערכת.
כמה זמן לוקח לעבור מאקסל למערכת עמלות?
תלוי במורכבות התוכנית. תוכנית פשוטה אפשר להגדיר ביום אחד. מומלץ להריץ חודש אחד במקביל לאקסל לפני שעוברים לגמרי.
האם מערכת עמלות מתאימה גם לצוות קטן?
כשהתוכנית פשוטה והצוות קטן, אקסל יכול להספיק. מערכת משתלמת כבר בצוות קטן כשרוצים שכל עובד יראה את ההתקדמות שלו במהלך החודש ויקבל עדכונים אוטומטיים.