לפני שמשווים: מה בעצם קונים
מערכת לניהול עמלות ובונוסים היא תוכנה שמחשבת את התגמול המשתנה של אנשי מכירות לפי יעדים וביצועים, מראה לכל עובד את ההתקדמות שלו ומעבירה בסוף החודש סכומים מוכנים לשכר. היא מחליפה את קובץ האקסל שבו מחשבים היום עמלות ואת השיחות ביום המשכורת על איך הגיעו לסכום.
לפני שמתחילים להשוות ספקים, כתבו בעמוד אחד את תוכנית העמלות הקיימת: מדדים, משקלים, תעריפים, ספים, מדרגות, בונוסים וחריגים. העמוד הזה הוא הבסיס לכל הבדיקות שבהמשך. אם עדיין לא ברור לכם אם בכלל צריך מערכת, התחילו במדריך חישוב עמלות באקסל מול מערכת.
רשימת הבדיקה: 12 שאלות לכל ספק
| נושא | מה לשאול | למה זה חשוב |
|---|---|---|
| גמישות המודל | אפשר לבנות את התוכנית שלנו כמו שהיא, כולל משקלים, מדרגות, סף ובונוסים? | מערכת שמכריחה לשנות את התוכנית תייצר התנגדות בצוות |
| שקיפות לעובד | כל עובד רואה בזמן אמת יעד, ביצוע ותגמול צפוי? | תמריץ מניע רק כשרואים אותו |
| הזנת נתונים | ידני, ייבוא אקסל, דיווח עובד, סנכרון או API? | כאן נחסכות רוב שעות העבודה |
| ייצוא לשכר | יש סגירת חודש וקובץ מוכן למערכת השכר? | בלי זה החישוב חוזר לאקסל |
| הרשאות | עובד רואה רק את עצמו ומנהל רק את הצוות שלו? | נתוני שכר הם מידע רגיש |
| אבטחה ותיעוד | הצפנה, יומן שינויים, גישה של הספק רק באישור? | צריך לדעת מי שינה מה ומתי |
| מיקום הנתונים | באיזו מדינה נשמר המידע? | דרישה של לא מעט ארגונים ומחלקות משפטיות |
| אישורים | אפשר לדרוש אישור מנהל ליעדים ולביצועים לפני סגירה? | בקרה בלי להעביר קבצים במייל |
| סוכנים וזכיינים | אפשר לנהל מי שמקבל עמלה מול חשבונית? | חוסך מערכת נפרדת לשותפים חיצוניים |
| מודל מחיר | לפי עובד? מינימום? התחייבות? דמי הקמה? | העלות האמיתית לאורך שנה |
| ניסיון | אפשר לנסות על נתונים אמיתיים בלי כרטיס אשראי? | הדרך היחידה לדעת אם זה מתאים |
| תמיכה ושפה | איך פונים לתמיכה? הממשק בעברית ומימין לשמאל? | העובדים צריכים להבין את המסך בלי הדרכה |
בהמשך המדריך פירוט של כל נושא: מה התשובה הטובה ואיפה כדאי להיזהר.
גמישות המודל: האם התוכנית שלכם נכנסת כמו שהיא
מערכת טובה מתאימה את עצמה לתוכנית שלכם ולא להפך. בדקו שאפשר להגדיר:
- תעריף ליחידה ובאחוזים מהמכירות, לכל מדד בנפרד.
- משקלים וציון משוקלל: ציון אחד שמחבר כמה מדדים לפי החשיבות של כל אחד.
- סף זכאות: אחוז עמידה מינימלי שמתחתיו לא משולמת עמלה.
- מדרגות ותקרות ובונוס עמידה ביעד.
- מודל שונה לכל תפקיד: איש מכירות, מנהל סניף ומנהל ארצי.
- שינוי מיקוד חודשי: כמה דקות לוקח לשנות משקל או להוסיף יעד לחודש הבא?
- ביטולים: מה קורה כשעסקה שכבר נספרה מתבטלת?
טיפבקשו מהספק לבנות את התוכנית שלכם ולהראות את התוצאה של עובד אמיתי מהחודש שעבר. דוגמאות לחישובים שכדאי לבדוק, כולל מדרגות וביטולים, תמצאו במדריך איך מחשבים עמלה לאנשי מכירות.
שקיפות בזמן אמת לעובדים
זה ההבדל הגדול בין מערכת לבין גיליון. כשאיש מכירות יודע ביום ה-15 שחסרות לו שתי עסקאות לבונוס, הוא רודף אחריהן. כשהוא מגלה את זה בתלוש, כבר מאוחר. על הקשר בין שקיפות למוטיבציה במדריך איך להניע אנשי מכירות לעבור את היעד.
- האם העובד רואה יעד, ביצוע, ציון ותגמול צפוי בכל רגע?
- האם יש סימולטור שמראה כמה שווה עוד מכירה?
- האם נכנסים מהטלפון בלי להתקין אפליקציה?
- האם העובדים מקבלים עדכוני התקדמות אוטומטיים, או שמישהו צריך לזכור לשלוח?
הזנת נתונים, אישורים וייצוא לשכר
מערכת שבה מקלידים כל עסקה ביד לא תחסוך הרבה. שאלו אילו דרכים יש להכניס ביצועים: הקלדה, ייבוא קובץ אקסל מהקופה או מה-CRM, דיווח של העובד עם אישור מנהל, סנכרון אוטומטי מגיליון או API (ממשק שמחבר בין מערכות כך שהנתונים עוברים בלי התערבות ידנית).
בסוף החודש בודקים שלושה דברים: האם אפשר לנעול חודש כך שלא ישתנה אחרי התשלום, האם יש קובץ מוכן לשכר או חיבור למערכת השכר והאם יש שלב אישור שבו מנהל מגיש ומחלקת השכר מאשרת.
אם עובדים אצלכם גם סוכנים חיצוניים או זכיינים, בדקו שאפשר לנהל אותם באותה מערכת עם דוח עמלה מול חשבונית ולא דרך תלוש השכר.
הרשאות, אבטחה ומיקום הנתונים
קובץ עמלות מכיל את השכר של כל הצוות. לכן שאלות האבטחה צריכות לקבל תשובה כתובה ומדויקת:
- הרשאות לפי תפקיד: עובד רואה רק את עצמו, מנהל צוות רק את הסניפים שלו ומחלקת השכר את מה שהיא צריכה לסגירה.
- הפרדה בין לקוחות: איך המערכת מבטיחה שארגון אחד לא יראה נתונים של ארגון אחר?
- הצפנה בתעבורה ובאחסון.
- יומן שינויים: מי שינה יעד או ביצוע, מתי ומה היה לפני.
- גישה של הספק: האם אנשי הספק יכולים לפתוח את הנתונים שלכם בלי אישור?
- מיקום: באיזו מדינה נשמר מסד הנתונים ואיפה רצים שרתי העיבוד. אלה לא תמיד אותו מקום.
- יציאה: אפשר לייצא הכול? מה קורה לנתונים אחרי סיום המנוי?
מחיר, ניסיון, תמיכה ועברית
מודל המחיר הנפוץ הוא תשלום לפי עובד לחודש. בדקו אם יש מינימום עובדים, אם עובד שעזב ממשיך להיספר, אם יש התחייבות שנתית או דמי הקמה ואם יכולות מסוימות עולות תוספת. חשבו את העלות לשנה עבור גודל הצוות שלכם ולא רק את המחיר בעמוד.
תקופת ניסיון שווה משהו רק אם עובדים בה על נתונים אמיתיים. תכננו אותה מראש:
- בונים את התוכנית הקיימת ומוסיפים שניים או שלושה עובדים אמיתיים.
- מריצים את נתוני החודש שעבר ומשווים לסכומים ששולמו.
- נותנים לעובד אחד להיכנס מהטלפון ושואלים אותו מה הוא הבין.
- מנסים לשנות משקל לחודש הבא ומודדים כמה זמן זה לקח.
תמיכה ושפה: בררו איך פונים לתמיכה ותוך כמה זמן עונים. לעסק ישראלי חשוב גם שהממשק יהיה בעברית מלאה ומימין לשמאל, כולל המסך שהעובד רואה והמיילים שהוא מקבל.
איך Improvit עונה על רשימת הבדיקה
בשקיפות: זה המדריך שלנו ולכן כדאי לבדוק את הדברים האלה בעצמכם בתקופת הניסיון. כך Improvit עונה על הנושאים שברשימה:
- מודל: לכל תפקיד מגדירים מדדים, משקלים, תעריף ליחידה או באחוזים, סף זכאות, מדרגות, בונוס עמידה ביעד ובונוס ביצועים. ביטולים מקוזזים מהביצוע של החודש שבו העסקה בוטלה.
- שקיפות: כל עובד רואה בזמן אמת את היעדים, הביצוע והתגמול שלו ויש סימולטור. נכנסים מכל דפדפן בלי אפליקציה. הדורבן™ שולח לכל איש מכירות ולכל מנהל הודעה אישית בוואטסאפ ובמייל.
- נתונים ושכר: הקלדה, ייבוא אקסל או CSV, דיווח של העובד עם אישור מנהל, גיליון Google שמסונכרן כל לילה או REST API. סגירת חודש נועלת את הסכומים ומייצאים לשכר קובץ Excel או CSV או דרך ה-API.
- אישורים, סוכנים ותיעוד: אישור יעדים ואישור ביצוע לפני סגירה, סוכנים וזכיינים עם דוח עמלה מול חשבונית ויומן שינויים.
- אבטחה: הנתונים נשמרים בישראל (Google Cloud, אזור תל אביב) ומוצפנים, כל אחד רואה רק את מה שהתפקיד שלו מתיר ואנשי Improvit נכנסים רק באישור של מנהל המערכת שלכם ולזמן מוגבל. פונקציות השרת רצות באזור האיחוד האירופי (בלגיה). הפירוט המלא בעמוד אבטחת המידע.
- מחיר: בין ₪39 ל-₪69 לעובד לחודש לפי גודל הצוות, לפני מע״מ. מינימום 3 עובדים, עובד לא פעיל לא נספר, כל היכולות כלולות ואפשר לבטל בכל עת. מעל 100 עובדים יש הצעת מחיר. כל המדרגות בעמוד המחירים.
- ניסיון ותמיכה: 14 ימי ניסיון חינם עם כל היכולות ועד 10 עובדים פעילים, בלי כרטיס אשראי. הממשק בעברית ובאנגלית. פונים לנציג מחלון העזרה ויש סרטוני הדרכה. אפשר גם להזמין פגישת התאמה והקמה ב-₪2,000 לפני מע״מ, חד-פעמי.
רוצים לבדוק? התחילו 14 ימי ניסיון חינם ובנו בהם את התוכנית הקיימת שלכם או דברו איתנו.
שאלות נפוצות
מה הדבר הכי חשוב לבדוק במערכת עמלות?
שהיא מחשבת נכון את התוכנית שלכם כמו שהיא. בונים בה את התוכנית הקיימת, מריצים את נתוני החודש שעבר ומשווים לסכומים ששולמו בפועל. אחרי זה בודקים שקיפות לעובדים וייצוא לשכר.
מערכת עמלות או אקסל: מה עדיף?
אקסל מספיק לצוות קטן עם תוכנית פשוטה ואדם אחד שמחזיק את הקובץ. מערכת עדיפה כשיש כמה תפקידים או סניפים, כשהחישוב לוקח שעות או כשרוצים שכל עובד יראה את ההתקדמות שלו במהלך החודש. פירוט במדריך אקסל מול מערכת.
כמה עולה מערכת לניהול עמלות?
רוב המערכות מתמחרות לפי עובד לחודש. כשמשווים, חשבו את העלות השנתית לגודל הצוות שלכם כולל מינימום עובדים, דמי הקמה ותוספות. ב-Improvit המחיר הוא בין ₪39 ל-₪69 לעובד לחודש לפני מע״מ: ככל שהצוות גדול יותר המחיר לעובד נמוך יותר.
האם העובדים צריכים להתקין אפליקציה?
תלוי במערכת. עדיף מערכת שנפתחת בכל דפדפן בטלפון ובמחשב, כי כל התקנה מורידה את מספר העובדים שבאמת נכנסים. ב-Improvit לא צריך להתקין אפליקציה.
איפה כדאי שהנתונים יישמרו?
נתוני עמלות הם נתוני שכר. שאלו את הספק באיזו מדינה נשמר מסד הנתונים, איפה רצים שרתי העיבוד, האם המידע מוצפן ומי אצל הספק יכול לגשת אליו. ב-Improvit מסד הנתונים נמצא בישראל.
כמה זמן צריך כדי לבדוק מערכת בתקופת ניסיון?
בדרך כלל מספיקים כמה ימים: יום אחד להגדרת התוכנית ושניים או שלושה עובדים, עוד יום להרצת נתוני החודש שעבר והשוואה לשכר וכמה ימים כדי לראות איך עובדים משתמשים בה מהטלפון.